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Produkte durchlaufen im Rahmen der Produktentwicklung verschiedene Zustände und Reifegrade und können darüber hinaus in wechselnden Versionen vorliegen. PDM-Systeme unterstützen die damit verbundenen Zustandsänderungen durch integrierte Funktionen des Freigabe- und Änderungswesen. Die Freigabe- und Änderungsprozesse können mit Hilfe eines PDM-Systems effektiv abgebildet und dokumentiert werden, und bildet zusammen mit dem Konfigurationsmanagement die Basis für eine Zertifizierung nach ISO 9000ff. In letzte Abbildung ist ein Beispiel für den Ablauf eines Änderungsprozesses einer Konstruktion dargestellt.

Die Funktion für das Workflowmanagement organisiert und kontrolliert den Arbeitsfluss zwischen den beteiligten Stellen entsprechend einem zuvor definierten Ablauf. Das System koordiniert hierbei Systembenutzer, Daten und Ressourcen und kontrolliert, dass die richtigen Stellen, die von ihnen geforderten Arbeitsanteile leisten. Routinetätigkeiten werden vom System automatisch ausgeführt. Die folgende Abbildung zeigt die Integration von Workflowmanagement und Dokumentenverwaltung innerhalb eines Produktdatenmanagementsystems. Im Sinne eines verzögerungsfreien Ablaufs stellt die Dokumentenverteilung im Zusammenhang mit dem Workflowmanagement sicher, dass zu einem definierten Zeitpunkt (z.B. nach Statusübergängen) die Dokumente an die relevanten Personen automatisch weitergegeben werden.

Bild: Anwendungsübergreifende PDM-Funktionen

Gleichzeitig mit der Dokumentenverteilung wird ein Funktion benötigt, die den Dokumentenaustausch mit anderen Systemen ermöglicht. Hierzu gehört auch die Konvertierung von verschiedenen Dateiformaten. Eine solche Funktion ist notwendig, da nicht alle Benutzer des PDM-Systems Clients der Anwendungssysteme zur Verfügung haben, da sie deren Funktionsumfang nicht benötigen. Das Format muss nur die entsprechende Viewing-Komponente aufbereitet werden.

Administration

Für die Verwaltung und den Betrieb des PDM-System sind die folgenden Funktionen notwendig:

Benutzerverwaltung / Datenschutz:
PDM-Systeme erlauben verschiedenen Anwendern den gemeinsamen Zugriff auf gespeicherte Informationen. Aus diesem Grund müssen neben Artikeln, Unterlagen oder Projekten auch Benutzer sowie deren Zugriffsrechte auf Objekte und Funktionen des PDM-Systems verwaltet werden. Die Benutzerverwaltung hat die Aufgaben Verwaltung von Systembenutzern, Bildung von Benutzergruppen und Rechtevergabe und Datenschutz, also der Kontrolle des Zugriffes auf Informationseinheiten und der Kontrolle des Zugriffes auf die Funktionen des PDM-Systems.
Datensicherheit / Datensicherung:
Mit Datensicherheit bezeichnet man den Schutz vor unbeabsichtigtem Datenverlust, z.B. bei Netzwerkausfall oder durch Plattenfehler. Umfassende Datensicherungsmechanismen müssen in diesen Fällen die Sicherheit und Konsistenz der Daten gewährleisten. Beispiele hierfür sind Backup-, Restore- und Recovery-Mechanismen. Die Datensicherung über das PDM-System ist einfacher durchzuführen, als über mehrere Anwendungssysteme, wofür unter Umständen auch mehrere Sicherungssysteme benötigt werden.
(Langzeit-) Archivierung:
Aus verschiedenen Gründen (z.B. Produkthaftung) müssen in den Unternehmen die Daten längere Zeit archiviert werden, wobei beide Richtungen benötigt werden: von der Datei zur materiellen Kopie (z.B. besitzen elektronische Dokumente im deutschen Zivilrecht keine Beweiskraft) oder von Papier in elektronische Form (z.B. für platzsparende Aufbewahrung alter Zeichnungen). PDM-Systeme unterstützen insbesondere die Micro-Verfilmung und das Scannen von Alt-Daten.
(Verteilte) Datenhaltung:
Diese Funktion unterstützt die Handhabung der Datenbestände, wobei sowohl die Modell- bzw. Primärdaten der Anwendungssysteme als auch die Metadaten zur Klassifizierung und Verwaltung dieser Daten berücksichtigt werden. Das PDM-System muss hierbei in erster Linie die Datenkonsistenz gewährleisten, wozu bei verteilten Datenbeständen auch Replikationsmechanismen gehören, die sicherstellen, dass keine Redundanzen auftreten und die Daten stets aktuell sind.