Produkte durchlaufen im Rahmen der Produktentwicklung verschiedene Zustände und Reifegrade und können darüber hinaus in wechselnden Versionen vorliegen. PDM-Systeme unterstützen die damit verbundenen Zustandsänderungen durch integrierte Funktionen des Freigabe- und Änderungswesen. Die Freigabe- und Änderungsprozesse können mit Hilfe eines PDM-Systems effektiv abgebildet und dokumentiert werden, und bildet zusammen mit dem Konfigurationsmanagement die Basis für eine Zertifizierung nach ISO 9000ff. In letzte Abbildung ist ein Beispiel für den Ablauf eines Änderungsprozesses einer Konstruktion dargestellt.
Die Funktion für das Workflowmanagement organisiert und kontrolliert den Arbeitsfluss zwischen den beteiligten Stellen entsprechend einem zuvor definierten Ablauf. Das System koordiniert hierbei Systembenutzer, Daten und Ressourcen und kontrolliert, dass die richtigen Stellen, die von ihnen geforderten Arbeitsanteile leisten. Routinetätigkeiten werden vom System automatisch ausgeführt. Die folgende Abbildung zeigt die Integration von Workflowmanagement und Dokumentenverwaltung innerhalb eines Produktdatenmanagementsystems. Im Sinne eines verzögerungsfreien Ablaufs stellt die Dokumentenverteilung im Zusammenhang mit dem Workflowmanagement sicher, dass zu einem definierten Zeitpunkt (z.B. nach Statusübergängen) die Dokumente an die relevanten Personen automatisch weitergegeben werden.