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Soll eine PDM-Lösung besonderen Nutzen erbringen, müssen Engineering Methoden wie Teile- und Produktstandardisierung, Baukastenmodellierung, oder Concurrent Engineering unterstützt werden. Diese Fähigkeit kann ein PDM-System nur bieten, wenn die Methodik dieser Ansätze auch in den Anwendungsfunktionen abgebildet ist.
Produktdaten- und Dokumentenmanagement
Die Funktionen für das Produktdaten- und Dokumentenmanagement dienen zur Verwalten der Objekte im PDM-System und spiegeln eher den statischen Aspekt des Systems wieder.
Die technischen Teilestammdaten bilden einen konstruktionsbezogenen Beschreibungsdatensatz, der die organisatorischen Anforderungen innerhalb des Geschäftsprozesses Produktentwicklung abdeckt. Dieser sogenannte Teilestammdatensatz beschreibt und strukturiert die Datenobjekte der Baugruppen und Teile mittels ihrer Attribute. Der Teilestammdatensatz bildet darüber hinaus die Basis für den Materialstammsatz in der Produktionsplanung.
Die Produktstrukturverwaltung dient dazu alle Informationen eines Produktes zugänglich zu machen. Es gibt zwei Ansätze die Fülle von Informationen zu gliedern. Eine Möglichkeit besteht darin für jede Produktkomponente einen virtuellen Ordner anzulegen, mit dem alle komponentenbezogenen Dokumente verknüpft werden und dann die Ordner entsprechend dem Produktaufbau zu strukturieren. Bei der zweiten Methode erzeugt man für jede Komponente einen Teilestammdatensatz und setzt diese so miteinander in Beziehung, dass sie die Produktstruktur widerspiegeln. Dadurch lassen sich auch unterschiedliche Sichten auf das Produkt realisieren, die zum Erstellen einer Stücklisten oder eines Teileverwendungsnachweises dienen.
Das Produktmodell, also die gesamte technische Dokumentation eines Produkts, wird von einer Vielzahl unterschiedlicher IT-Systeme erzeugt. Es entstehen Dokumente unterschiedlichen Typs (logische Kategorisierung) und Formats (physische Kategorisierung). Die Funktion Dokumentenverwaltung muss so konzipiert sein, dass sie beide Kategorien beherrscht. Im Hinblick auf die logische Kategorisierung ist es sinnvoll allgemeine Dokumente, Zeichnungen und Modelle zu unterscheiden. Die physische Kategorisierung der Dokumente (z.B. IGES, TIFF, Postscript) macht es notwendig, für jede logische Kategorie eine universelle Datenobjektklasse zu definieren, mit der jedes verwendete Dokumentformat im PDM-System gemanagt werden kann. Die Dokumentenverwaltung regelt auch die Zugriffsberichtigung auf die einzelnen Dokumente, die Versionskontrolle und stellt den Anwendungssystemen die Daten über Check-in/Check-out-Mechanismen bereit.
Versionsmanagement/Status/Historie: Ein Produkt bzw. Bauteil durchläuft im Verlauf seiner Entwicklung verschiedene Phasen, die Status genannt werden. Stati sind z.B. "in Arbeit" oder "freigegeben". Wenn an einem bereits freigegebenen Artikel oder an Unterlagen Änderungen vorgenommen werden, wird in der Regel eine neue Version angelegt, die diese Änderungen dokumentiert. Die Speicherung des zeitlichen Ablaufs dieser Stadien und Versionen wird als Historie bezeichnet. Diese Funktion ermöglicht also eine Kontrolle und Steuerung der zeitlichen Entwicklung eines Artikels (s. auch Freigabe- und Änderungswesen).
Das Konfigurationsmanagement repräsentiert einerseits die neutrale variable Produktbeschreibung und andererseits die Kontrolle der zeitlich variierenden Produktkonfiguration. Spezielle Kontrollmechanismen übernehmen das Freigabe- und Änderungswesen, die verschiedenen Sichten auf Produktstrukturen, die Referenzen (z.B. Dokumente) und die Workflowkomponente. Die Erzeugung und Rekonstruktion einer Produktbeschreibung zu einem bestimmten Zeitpunkt oder Seriennummernkreis stehen hier im Vordergrund. Das Konfigurationsmanagement repräsentiert einerseits die Zuordnung von Produktdaten zu Dokumenten und andererseits die variierende Produktkonfiguration über einen zeitlich abhängigen Änderungsindex.
Im Rahmen der Klassifikation werden Sachen und Sachverhalte nach bestimmten Gesichtspunkten geordnet. Ein Klassifizierungssystem beschreibt dabei die Gegenstände produktneutral auf der Basis von Eigenschaftswerten. Die Sachmerkmalleiste ist ein Verschlüsselungsprinzip zur direkten Umsetzung von charakteristischen Merkmalen bzw. Daten in eine von Suchalgorithmen verarbeitbare Form. Das System der Sachmerkmalleisten basiert darauf, dass Teile in Gruppen größtmöglicher Ähnlichkeit zusammengefasst und die Eigenschaften der so geordneten Teile im allgemeinen unverschlüsselt als (Sach-) Merkmale tabellarisch erfasst werden.
Im PDM-System können Teile zu sogenannten Bibliotheken zusammengefasst und verwaltet werden. Beispiele für solche Bibliotheken sind Normteil- oder Wiederholteilbibliotheken, die eine Sammlung von Teilen enthält, die immer wieder gebraucht werden oder bevorzugt verwendet werden sollen.
Diese Funktionen für Retrieval und Recherche erlauben es, die Menge der dem Benutzer zur Verfügung stehenden Daten anhand von Suchkriterien einzuschränken. Hierbei kann jedes Attribut des Stammsatzes zur Suchanfrage herangezogen werden, wobei attributübergreifende Suchbedingungen in der Regel mit einem logischen "und" verknüpft werden. Für die Suche nach bestimmten Datensätzen stellen PDM-Systeme Vergleichsoperatoren, logische Operatoren und Ersatzzeichen bereit, die die Suche erleichtern bzw. Mehrfachselektion ermöglichen.
Eine Viewing-Komponente ermöglicht es, ein Dokument oder eine Zeichnung anzuzeigen, ohne das entsprechende Ursprungsprogramm (z.B. ein teures CAD-System) zu besitzen. Redlining bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der Anwender an eine Zeichnung seine eigene Anmerkungen anheften kann. Das Änderungswesen kann mittels einer solchen Komponente effektiv unterstützt werden, indem Notizen und Redlining-Informationen dem Änderungsan-trag beigefügt werden.
Betriebsmitteldatenmanagement: Ermöglicht die Verwaltung von Betriebsmitteln, also den Arbeitsmitteln, die zur Fertigung eines Bauteiles benötigt werden, z.B. Werkzeuge, Schmierstoffe und Vorrichtungen. Zu den Betriebsmitteln gehören auch Kleinteile, wie z.B. Kabel und Klemmen.
Die Anwendungsübergreifenden Funktionen werden für die Verwaltung der Abläufe, des dynamischen Aspekts während des Produktentwicklungsprozesses, und für den Betrieb des PDM-System benötigt.
Prozess- und Projektmanagement
Ein PDM-System steuert und überwacht teamorientierte Geschäftsprozesse und es liegt nahe auch die Termine und Aufgaben, die mit diesen Prozessen zusammenhängen über das System zu planen, zu steuern und zu überwachen. Dafür werden spezielle Funktionen benötigt.
