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Der Zugriff und die Organisation der physikalischen Daten erfolgt nicht mehr direkt über die Anwendungssysteme, sondern das PDM-System übernimmt diese Funktionen. Für den Anwender bedeutet das, dass er sich nicht mehr darum kümmern muss wo und unter welchem Namen ein Dokument gespeichert ist und welche Anwendung er zum Bearbeiten der Daten benötigt.
Das Konzept einer umfassenden Datenorganisation muss so gestaltet sein, dass jeder Datensatz, jedes Dokument, auf gleiche Weise einfach und schnell gefunden und genutzt werden kann, unabhängig von Herkunft, Entstehung und Bedeutung. Die einheitliche Handhabung der Daten erleichtert so den Informationstransfer zwischen den verschiedenen Geschäftsbereichen eines Unternehmens. Dadurch ist auch gesichert, dass jeder Bereich auf die aktuellen Informationen der anderen Bereiche zugreifen kann und nicht verschiedene Versionen der gleichen Information in den jeweiligen Anwendungssystemen gespeichert werden. Dieser bereichsübergreifende Informationstransfer kann als weiter Schritt auch zu einem standortübergreifenden Informationstransfer ausgebaut werden. Bei entsprechender Netzwerkinfrastruktur spielt der Standort eines Bereiches keine Rolle mehr, also ob dieser Unternehmensbereich im Nebenraum oder in einem Werk einer anderen Stadt untergebracht ist, da auf alle Daten über das zentrale PDM-System zugegriffen wird. Als Beispiel hierfür ist in der nächsten Abbildung das WWW-Interface eines PDM-Systems dargestellt.
Durch den Einsatz eines PDM-System lässt sich auch die Qualität der Informationen verbessern. Die Qualität eines Produktes hängt nicht nur von der Qualität von Fertigung und Montage ab, sondern im wesentlichen von der Qualität der Informationen die im Produktentwicklungsprozess entstehen und weitergegeben werden. Wenn z.B. der Werker falsche Informationen in Form einer veralteten Zeichnung erhält produziert er Ausschussteile, auch wenn das Bauteil technisch noch so genau gefertigt wurde. Das PDM-System sorgt für eine hohe Qualität der Daten indem es die Konsistenz und Integrität der Daten sichert, weil der direkte Datenzugriff über das Betriebssystem bzw. das Anwendungssystem verhindert wird.
Neben der Vereinfachung der Informationsbeschaffung ist die Verbesserung des Kommunikationsflusses das zweite Schwerpunktthema bei der Nutzung eines PDM-Systems. Eine am Entwicklungsprozess ausgerichtete, enge Zusammenarbeit der Fachleute durch die Bildung bereichsübergreifender Teams beschleunigt den Prozess erheblich, da es möglich ist Arbeitsschritte, wie Konstruktion, Arbeitsvorbereitung oder Versuch/Erprobung teilweise parallel durchzuführen.