Die Bereiche Entwicklung und Fertigung nutzen heute eine Vielzahl von spezialisierten Anwendungssystemen, wie CAD, CAO oder CAQ, deren Daten produktbeschreibend, produktionsbeschreibend und produktionssteuernd sind. Um eine durchgängige Rechnerunterstützung im gesamten Produktentstehungsprozess zu erreichen, müssen die Daten der einzelnen Anwendungssysteme in einem Informationspool miteinander verknüpft werden (s. Abbildung), wobei im Besonderen im Bereich Fertigung und Montage auch das ERP bzw. PPS-System die führende Rolle für die Datenverwaltung übernehmen kann. Aus diesem Grund muss die Art der Kopplung zwischen ERP- und PDM-System sehr sorgfältig durchdacht werden, um Probleme beim Datenaustausch zu vermeiden. Letztendlich hat der Einsatz eines PDM-Systems zum Ziel eine Integrationsplattform für die spezialisierten Einzelsysteme herzustellen. Auf Basis der Daten der Einzelsysteme kann im PDM-System ein vollständiges Produktmodell beschrieben werden.

Bild: Produktentstehungsprozess mit einem PDM-System