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Auf Basis dieser Anforderungen definiert der VDI in seiner Richtlinie 2219 [VDI99] PDM-Systeme und ihre Aufgaben folgendermaßen: Produktdatenmanagement-Systeme sind technische Datenbank- und Kommunikationssystem, die dazu dienen, Informationen über Produkte und deren Entstehungsprozesse bzw. Lebenszyklen konsistent zu speichern, zu verwalten und transparent für alle Bereiche eines Unternehmens bereitzustellen.

Die zu verwaltenden Informationen sind im wesentlichen technische Dokumente wie 3D-CAD-Modelle, 2D Zeichnungen, Stücklisten, NC-Programme und Arbeitspläne, und in zunehmenden Maße auch allgemeine Dokumente, wie z.B. Texte mit Anmerkungen.

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